Los documentos de hoy, la historia de mañana
Los documentos que hoy producimos derivan de los procesos administrativos en cada unidad productora. Estos documentos serán las fuentes primarias con las que mañana se podrá estudiar nuestra historia; actas, acuerdos, fotografías, publicaciones y otros documentos dan testimonio de las decisiones, actividades y acontecimientos que forman parte de la vida cotidiana de una institución. Por ello, preservar la memoria no comienza en el Archivo Histórico, comienza desde el momento en que se produce un documento y asumimos la responsabilidad de organizarlo y conservarlo.
En este contexto, el Registro Nacional de Archivos, administrado por el Archivo General de la Nación (AGN), constituye un instrumento fundamental para identificar los archivos existentes y contribuir al fortalecimiento de la gestión documental y administración de archivos en nuestro país.
Su importancia va más allá de realizar un registro. Nos permite plantearnos preguntas esenciales: ¿sabemos qué archivos tenemos?, ¿quiénes son responsables de ellos?, ¿cómo están organizados?, ¿qué documentos conservamos?, ¿en qué condiciones se encuentran?
Esta reflexión adquiere especial importancia para Acción Nacional. Los Comités Directivos Estatales producen y conservan documentos derivados de sus funciones y actividades, los cuales constituyen evidencia de su actuación y, al mismo tiempo, forman parte de la memoria institucional del Partido en las entidades federativas.
Por ello, avanzar en el Registro Nacional de Archivos representa una oportunidad para identificar nuestros archivos, reconocer a las personas responsables de su gestión y fortalecer progresivamente el Sistema Institucional de Archivos.
El Registro Nacional de Archivos es un punto de partida para fortalecer la manera en que gestionamos nuestros documentos. Registrar permite identificar; identificar permite conocer y conocer permite tomar mejores decisiones.
Los documentos que actualmente se encuentran en las oficinas de los Comités Directivos Estatales se convierten, con el paso del tiempo, en fuentes primarias para conocer acontecimientos, decisiones, personas y procesos que forman parte de la historia de Acción Nacional y de la vida política de nuestro país.
Esa es precisamente una de las grandes responsabilidades de quienes participan en la gestión documental: trabajamos con documentos del presente, pero también contribuimos a construir las fuentes de la historia futura.
En este contexto, la Tesorería Nacional, a través de la Coordinación General de Archivos, la Comisión de Vigilancia y el Archivo General de la Nación constituyen aliados estratégicos para impulsar el fortalecimiento de la gestión documental y la administración de archivos en los Comités Directivos Estatales y el Comité Directivo Regional de la Ciudad de México.
En particular, la participación de la Comisión de Vigilancia adquiere especial relevancia por su papel en la supervisión, el seguimiento y la promoción del cumplimiento normativo, contribuyendo a que la gestión documental sea reconocida como un componente fundamental de la transparencia, la rendición de cuentas y la responsabilidad institucional.
Esta colaboración permite articular esfuerzos, promover buenas prácticas y brindar acompañamiento durante las distintas etapas del Registro Nacional de Archivos, con una visión de mejora continua y el propósito de alcanzar el 100 por ciento de los Comités registrados y fortalecer sus Sistemas Institucionales de Archivos.
De acuerdo con la información proporcionada por el Archivo General de la Nación, actualmente 11 de los 32 Comités Directivos Estatales de Acción Nacional cuentan con su Registro Nacional de Archivos, lo que representa un avance del 34.3 por ciento de cobertura nacional. Entre ellos se encuentran Baja California, Chiapas, Chihuahua, Durango, Jalisco, Estado de México, Nuevo León, Quintana Roo, Sonora, Tlaxcala y Veracruz.
Un hecho especialmente significativo es que el Comité Directivo Estatal de Tlaxcala fue el primero en recibir una visita de verificación por parte del AGN, lo que constituye un precedente importante para impulsar la revisión y el fortalecimiento de los Sistemas Institucionales de Archivos en las entidades federativas.
Si bien el porcentaje de registro alcanzado evidencia que aún existe un importante camino por recorrer, también permite identificar una oportunidad para redoblar esfuerzos, compartir buenas prácticas y fortalecer la coordinación institucional. El desafío es claro: avanzar del 34.3 al 100 por ciento de los Comités Directivos Estatales registrados, promoviendo no sólo el cumplimiento normativo, sino también fortalecer la gestión documental y administración de archivos que contribuya a la transparencia, la rendición de cuentas y la preservación de nuestra memoria histórica.
Los Comités Directivos Estatales y el Regional de la CDMX tienen en sus archivos una parte importante de la memoria de Acción Nacional. Fortalecerlos es una tarea compartida y una oportunidad para construir, desde el presente, mejores condiciones para conservar los testimonios que permitirán explicar nuestro pasado.